3 mosse per aumentare la produttività con il taccuino

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(Tempo stimato di lettura: 7 min.)

Aumentare la produttività. I vantaggi di uno strumento analogico in un mondo digitale. 

Nonostante l’aumento continuo delle applicazioni digitali per la produttività e degli strumenti on-line, c’è un metodo di prendere appunti che proprio non vuole scomparire e sfida ancora la prova del tempo: per alcune persone, nemmeno l’ultimo smartphone può battere il classico taccuino di carta. Perché? Dopo tutto, le diavolerie tecnologiche dovrebbero rendere il taccuino A5 (della dimensione pari alla  metà di un foglio A4) completamente inutile… ma in tanti continuiamo a portarlo in borsa ed a usarlo per tracciare ed annotare idee e proposte, sensazioni.

Per Richard Branson – creatore e patron di Virgin Group – prendere appunti è uno dei passatempi da preferire. Branson dichiara che senza la penna per scrivere le sue idee (o ancora più importante, quelle degli altri!!!) di certo non sarebbe diventato ciò che è adesso:

“Alcune delle aziende di maggior successo della Virgin sono nate da momenti casuali, se non avessimo aperto i nostri taccuini, non le avremmo mai realizzate” Richard Branson.

Anche la scienza conferma che il semplice atto di scrivere a mano rende più efficaci. Uno studio ha dimostrato che mettere da parte la tastiera del PC ed usare la penna porta ad elaborare le informazioni piuttosto che a copiare le cose alla lettera.

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Il welcome kit di chi entra in facebook. Anche nell’azienda più digitale del mondo c’è spazio per taccuino e matita.

Scrivere di proprio pugno potrebbe sembrare meno efficiente, ma in realtà costringe il cervello ad analizzare con attenzione cosa stiamo pensando e migliora la memoria e la capacità di trattenere le informazioni.

1: trovatevi il taccuino giusto per voi
Non ci sono due notebook uguali e sceglierne uno è una questione di preferenze personali. Ciò che funziona per voi potrebbe non funzionare per gli altri. Un grande formato, se si vuol lasciare correre l’immaginazione. Una dimensione ridotta, se si è in viaggio. E poi, c’è da scegliere tra pagina bianca, righe, quadretti, … un vera delizia.

Qualunque taccuino sceglierete, assicuratevi che sia quello che vi serve.

Ogni oggetto si associa ad una abitudine. Prendere appunti lunghi ed articolati su uno smartphone di solito non funziona perché la maggior parte delle persone non associa il telefono con il lavoro e viene facilmente distratta – è difficile prendere appunti efficacemente quando si sa che Facebook, Instagram, Google sono ad un click di distanza. La chiave di ogni sana abitudine è stabilire un  rituale (ci vogliono in media tre settimane per formarne uno). Quindi, per le prime tre settimane, sforzatevi di annotare ogni giorno idee e riflessioni sul vostro taccuino. Abituatevi a scrivere le cose che vi passano per la testa, alla fine di queste tre settimane vi sorprenderete di  quanto stiate diventando produttivi e quanto la pratica del prendere note vi sta assorbendo.

2: createvi un sistema
Fin dall’inizio, è necessario creare un sistema all’interno del taccuino, in maniera da essere in grado di eseguire la ricerca degli appunti rapidamente e trovare le informazioni di cui si ha bisogno.

Un modo efficace per organizzare il proprio taccuino è il sistema “Bullet Journal” (ecco qui un esempio pratico in video). Un sistema semplice che funziona con qualsiasi taccuino ed è abbastanza flessibile per adattarlo alle proprie esigenze individuali. All’inizio del Bullet Journal si inserisce un indice / dei riferimenti di date / delle annotazioni “a futura memoria”. In poco tempo potrete crearvi uno strumento perfetto, che vi renderà la vita molto più facile. Ovviamente non siete obbligati a seguire questo sistema. Sperimentate e scoprite che cosa funziona meglio per voi.

3: note diverse per persone diverse
Ora che avete iniziato il vostro taccuino e sviluppato un sistema di organizzazione delle annotazioni, è il momento di riempirlo. Stranamente, quella che sembra la parte più facile è spesso ciò che molte persone non riescono a fare.

Ricordate che l’unica persona che ha accesso al taccuino è chi lo redige. Non state scrivendo per altri, nessuno darà un voto a ciò che scriverete e nessuno vi giudicherà per quello che scriverete. Quindi non dovete sentirvi sotto pressione; non avete bisogno di riempirlo con pensieri e idee grandiose: scrivete quello che vi serve e niente di più.

Il taccuino è il vostro spazio personale dove registrare i pensieri. La cosa importante, in un primo momento, è prendere l’abitudine di scrivere le cose: iniziate con cose semplici come le liste e le attività da fare. Quando prenderete la mano, sarà possibile iniziare ad aggiungere il vostro tocco personale e degli spunti originali.

Per il lavoro è estremamente utile dedicare porzioni del proprio taccuino per creare mappe mentali utili a generare idee varie e preziose per le strategie da mettere in atto e le azioni da compiere.

Ci sono tanti metodi per prendere appunti ed aumentare l’efficacia di un taccuino: metodo di Cornell, metodo Teeline per la scrittura veloce, ecc. Insomma, adottare un taccuino, ed usarlo con continuità, ci permette di stimolare la nostra intelligenza e costituisce un’arte piacevole che vi accompagnerà per la vita.

L’efficacia, la piacevolezza
Mentre il mondo diventa sempre più digitale, troverete che ci sono strade analogiche di grande efficacia e piacevolezza. C’è una certa pace contemplativa all’interno delle pagine di un quaderno di carta che noterete subito e comincerete ad amare. Quindi, lasciate per un attimo il rumore e le distrazioni digitali e scendete al più vicino negozio e regalatevi un taccuino; il più economico che trovate.

Scrivete e scarabocchiate! Sviluppate l’abitudine di mettere nero su bianco e comincerete a migliorare il vostro rendimento globale, la produttività e la creatività.

(*) Liberamente adattato dall’articolo “Why theHumble Paper Notebook is Still The Greatest Productivity Tool” di Jonathan Chan


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